Encontramos a Sage HR através de um benchmark na Internet

A Findasense foi fundada em 2007, fomos uma startup até 2013, altura em que começou a grande expansão para todos os países acima mencionados. Durante os primeiros anos não tínhamos muitos funcionários, pelo que era mais fácil gerir as informações e os períodos de férias, mas em 2014 começámos a procurar novas opções para centralizar todas as informações dos funcionários. A Findasense descobriu o Sage HR numa comparação com outras ferramentas de gestão de pessoal - queríamos uma base de dados unificada com todas as informações para que as pessoas pudessem iniciar sessão e registar as férias. Nessa altura, a nossa principal necessidade era manter um registo das pessoas em férias - poder registar e manter um registo para sabermos quem está no escritório.

Desde então, crescemos para uma empresa de média com 270 pessoas a trabalhar para nós. Estamos a trabalhar com clientes no mundo todo. Embora tenhamos vários escritórios, trabalhamos principalmente com clientes regionais, então é fácil trabalhar com outras regiões também.

Atualmente, utilizamos toda a parte de desempenho do Sage HR. A funcionalidade de feedback será lançada em breve. Também usamos todas as funções de registo de férias. Os inquéritos estão no nosso roadmap, mas ainda não os utilizamos. Os processos de onboarding e offboarding serão iniciados no segundo semestre de 2019. No geral, iremos utilizar praticamente todas as funcionalidades, incluindo o módulo de compensação. Como módulos principais, utilizamos a gestão de ausências e o desempenho.

A maior parte da cooperação ocorre online

Antes da Sage HR, tentámos outra empresa. Era muito complicado - tínhamos de carregar informações e, no final, era uma confusão, pelo que acabámos por abandonar essa empresa. Depois encontrámos a Sage HR e ficámos com ela.

Cooperamos com a Sage HR online, mas também temos chamadas de vídeo regulares. Trabalhar diretamente com eles tem dado resultados incríveis porque eles forneceram muitas soluções para nós e para as nossas necessidades. É muito bom! É uma das melhores ferramentas que temos.

O departamento de RH está à procura de um parceiro de tecnologia de RH

O nosso departamento de RH iniciou a procura de um parceiro tecnológico de RH porque, no início, tínhamos uma abordagem manual - registávamos as férias uma a uma no Excel. Embora não tivéssemos muitos empregados nessa altura, precisávamos de ter algum tipo de tecnologia melhor para isso, e as pessoas consideravam a gestão de férias uma das ferramentas mais úteis que podíamos ter. Tornou-se tão fácil que integrámos também outros serviços de RH da Sage, pelo que agora o perfil do empregado é bastante completo.

O principal ponto de venda é a experiência do utilizador e a simplicidade

Para nós, a experiência de utilização da tecnologia Sage HR foi tão básica e fácil de adaptar. Recebemos um excelente serviço de apoio ao cliente no início - forneceram uma demonstração muito boa e tudo foi fácil e explicável. O carregamento de informações foi muito simples - este foi um dos pontos positivos da Sage HR (algumas outras empresas e ferramentas eram um pouco complicadas, por exemplo, é necessário carregar 1000 folhas que depois vão para o sistema e, se algo não estiver no formato correto, o resultado é uma confusão).

Como crescemos tanto com o Sage HR (no início, o Sage HR também não tinha todas as funcionalidades de que precisávamos e agora tem), criámos uma parceria com eles. O pedido, recomendação ou pormenor mais simples que sugerimos é imediatamente atendido e eles tentam ajudar-nos. Criaram soluções que fazem deles uma empresa muito orientada para o cliente.

Os principais critérios para avaliar fornecedores

Os principais critérios que buscávamos num provedor de serviços de RH eram preço e experiência do utilizador. Já mencionamos uma versão demo e o nível de atendimento ao cliente. No começo, não precisávamos dos objetivos e funções de avaliação. Se tivéssemos que procurar um parceiro agora, eles seriam incluídos na lista de critérios – os módulos e diferentes opções, bem como a forma como são centralizados numa ferramenta.

O conjunto de ferramentas integradas tornou-nos uma empresa orientada por dados, quando se trata de soluções de recursos humanos. A Sage HR faz um excelente trabalho.

A desenvolver ferramenta para adquirir novos dados

Não havia desafios naquela época porque as informações eram bem básicas – tínhamos um perfil de funcionário e férias. Agora, um dos maiores desafios é – conforme a ferramenta cresce – manter-se atualizado com todas as atualizações. Posso estar na ferramenta e, de repente, vê algo novo. É ótimo, mas para nós um dos desafios é aprender sobre isso.

Surpresas positivas durante o processo de implementação

Durante o processo de implementação, a maior surpresa positiva foi o facto de ter sido tão fácil. Anteriormente, tentámos outra ferramenta, mas era tão complexa para começar que não conseguimos avançar com a implementação, pois toda a papelada necessária e o trabalho preparatório não valeram a pena. O Sage HR foi realmente fácil, e durante todo o processo de cooperação ao longo dos últimos quatro anos, tivemos todas as surpresas agradáveis e novos itens que temos atualmente.

Feedback dos funcionários

Na nossa indústria, as pessoas não estão habituadas a ter todos os sistemas centralizados. Não estão acostumadas a definir objetivos pessoais, avaliações e afins. Quando integrámos novos funcionários e eles veem estas funcionalidades, descrevem a ferramenta como uma muito boa. É ótimo tê-la. É fácil solicitar ausências ou trabalhar a partir de casa. Os funcionários utilizam-na todos os dias – seja para solicitar uma ausência, fazer avaliações individuais mensalmente, ou definir objetivos trimestrais. Eles precisam de atualizar toda esta informação, e também precisam de saber se o colega está de férias ou não. Basta ir ao calendário e ver lá.

Estamos a lançar a função de processo de avaliação, durante o verão de 2019 começaremos a avaliação de 360 graus. Ainda não exploramos o feedback rápido.

Então a nossa cooperação continua...