Politique de confidentialité

Sage Global Services Limited, faisant affaires sous le nom de Sage RH est une société constituée en Angleterre et au pays de Galles sous le numéro d'enregistrement 09506951 et dont le siège social est situé au 62 Stakes Road, Waterlooville, Hampshire, PO7 5NT. Sage RH est la propriété de Sage Group plc, une société constituée en Angleterre et au pays de Galles sous le numéro d'enregistrement 02231246 et dont le siège social est situé à C23 - 5 & 6 COBALT PARK WAY, COBALT PARK, NEWCASTLE UPON TYNE, NE28 9EJ (ci-après «Sage Group»).

Lorsque nos clients utilisent le logiciel Sage RH et y téléversent des renseignements personnels, nous faisons le traitement des données pour le compte de nos clients. La présente politique de confidentialité ne couvre pas ce traitement des renseignements personnels. Cette politique couvre le traitement des renseignements personnels lorsque Sage RH joue le rôle de préposé aux travaux informatiques, c'est-à-dire les circonstances dans lesquelles nous déterminons le but de l'utilisation des renseignements personnels et la façon dont ils sont utilisés. Par exemple, lorsque nous recueillons des renseignements sur des clients potentiels et que nous effectuons la gestion de la relation avec le client, le marketing et l'analyse des données en utilisant les données de nos clients.

Nous avons désigné un responsable à la protection des données («RPD») qui est chargé de répondre aux questions relatives à la présente politique de confidentialité. Si, à tout moment, vous êtes préoccupé ou avez des questions sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre RPD à l'adresse suivante : [email protected] .

Dans la mesure où les lois applicables l'autorisent, nous recueillons des renseignements personnels sur vous (en tant que personne-ressource du client) et sur toute autre personne dont vous nous fournissez les coordonnées lorsque vous :

• remplissez un formulaire sur notre site Web, y compris, mais sans s'y limiter, lorsque vous vous inscrivez pour utiliser nos applications ou nos services;

• utilisez le logiciel Sage RH ou les services;

• passez une commande en utilisant notre site Web, nos applications ou nos services;

• remplissez des formulaires en ligne, participez à des sondages ou à toute autre zone interactive pouvant apparaître sur notre site Web, dans nos applications ou nos services;

• interagissez avec nous en utilisant des robots de discussion;

• ou communiquez avec nous hors ligne, p. ex., par téléphone, télécopieur, adresse courriel ou la poste.

Nous collecterons également vos renseignements personnels lorsque vous ne remplissez que partiellement et (ou) abandonnez toute information saisie sur notre site Web et (ou) d'autres formulaires en ligne, et nous pourrons utiliser ces renseignements pour vous joindre afin de vous rappeler de compléter toute information en suspens et (ou) aux fins de marketing, comme le permettent les lois applicables.

Nous recueillons également des renseignements à partir de vos appareils (y compris les appareils mobiles) et applications utilisés pour accéder à nos sites Web, applications ou services et les utiliser (p. ex., nous pouvons recueillir le numéro et le type d'identification de l'appareil, des renseignements sur la localisation et des renseignements sur la connexion, le trafic vers et depuis les sites, l'URL de référence (c'est-à-dire l'adresse Web), les données publicitaires, l'adresse IP de vos appareils, votre historique de navigation et les renseignements consignés dans votre journal Web). Nous pouvons le faire en utilisant des témoins ou des technologies similaires (comme décrit dans la section 11 ci-dessous).

Nous pouvons enrichir les renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous avec des renseignements obtenus auprès de tiers autorisés à transmettre ces renseignements, par exemple, des renseignements provenant d'agences de crédit, de fournisseurs d'information de recherche ou de sources publiques (par exemple, aux fins de diligence raisonnable à l'égard des clients), mais dans chaque cas, selon les lois applicables.

Vous nous parlerez des employés et des personnes qui ne sont pas des employés de votre entreprise, mais qui accèdent au logiciel Sage RH afin de l'utiliser. Ils sont désignés par le terme « utilisateurs » dans la présente politique de confidentialité. Si vous nous fournissez des renseignements personnels sur une autre personne, y compris, mais sans s'y limiter, sur ces utilisateurs, vous êtes responsable :

• de veiller à ce que vous vous conformiez aux lois sur la protection des données applicables en ce qui concerne ce genre de divulgation;

• de leur expliquer comment nous collectons, utilisons, divulguons et conservons leurs renseignements personnels et (ou) en les invitant à lire notre politique de confidentialité.

Par renseignement personnel, on entend tout renseignement relatif à une personne physique et à partir duquel cette personne peut être identifiée. Les types de renseignements personnels que nous recueillons et les utilisations que nous en faisons peuvent varier en fonction de notre relation avec vous. Par exemple, nous pouvons recueillir des renseignements personnels différents selon que vous êtes un client, les utilisateurs d'un client, une personne-ressource chez un client potentiel ou toute personne auprès de laquelle nous commercialisons nos produits et nos services. Nous pouvons obtenir, utiliser, conserver et transférer les renseignements personnels suivants vous concernant :

• Renseignements personnels (y compris votre nom et celui des utilisateurs de votre entreprise, l'adresse de votre domicile, votre ou vos numéros de téléphone personnels et (ou) votre adresse courriel personnelle);

• Renseignements recueillis lors de la correspondance avec nous;

• Renseignements financiers (notamment les coordonnées bancaires et (ou) les adresses de facturation);

• Données d'utilisation et données techniques, qui comprennent des renseignements sur la façon dont vous utilisez notre site Web, nos produits et nos services, ainsi que des données de trafic, les blogues, les pages auxquelles vous accédez et d'autres données de communication (c'est-à-dire des renseignements obtenus par l'intermédiaire de témoins);

• et les renseignements sur votre profil (y compris votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, les achats que vous avez effectués, vos préférences et tout commentaire ou réponse à un sondage).

Pour les clients qui utilisent Sage RH avec l'application G Suite, nous utilisons les données suivantes :

• Noms complets de l'employé(e);

• Adresses courriel (utilisées pour apparier et authentifier les utilisateurs dans Sage RH);

• Accès à Google Agenda (utilisé pour envoyer l'heure des événements afin qu'ils apparaissent dans Google Agenda).

Veuillez noter que nous ne conservons pas les mots de passe de G Suite.

En regard aux clients qui utilisent le service de Congé prédictif, nous pouvons nous servir des données suivantes (pour autant que ces données soient pseudonymisées, et donc ne font jamais référence à une personne ou client identifiable, et sont uniquement traitées sur une base agrégée):

• Données de congé (dates de départ, type de congé, politiques des congés).

• Données sur l'emploi (situation d’emploi, admissibilité au congé, titre).

Les renseignements personnels que nous détenons sur vous et les utilisateurs de votre entreprise peuvent être utilisés de l'une des manières suivantes :

Dans le cadre des services que nous offrons, nous pouvons fournir aux clients des prévisions sur la durée des congés qui pourraient être pris à l'avenir dans leur organisation. Ce service est conçu pour aider les clients à mieux saisir les habitudes et les tendances des congés pour permettre une meilleure planification et gestion de la main-d'œuvre.

Nous utilisons un apprentissage automatique pour fournir un congé prédictif, car cela nous aide à identifier les habitudes avec une intervention minimale de la part des humains, permettant ainsi de fournir un service efficace et sans heurt. Nous offrons le service de Congé prédictif en tant que sous-traitant agissant pour le compte de nos clients. Cependant, pour assurer l'exactitude du service, nous devons traiter vos données personnelles afin de vérifier si les prévisions du service sont conformes aux données utilisées pour fournir le service. Dans ce contexte, nous traitons vos données personnelles comme responsable du traitement de vos données personnelles, en fonction de notre intérêt légitime. Les données personnelles utilisées en vue de former le modèle d'apprentissage automatique sont pseudonymisées, stockées et traitées de manière à ce qu'elles ne puissent pas faire référence à vous ou toute autre personne.

Toute personne dont nous traitons les informations personnelles a le droit de s'opposer au traitement, en fonction de notre intérêt légitime, et si vous souhaitez le faire, veuillez communiquer avec nous à [email protected] .

De temps à autre, nous pouvons utiliser vos renseignements pour vous joindre et vous donner des détails sur nos applications, produits et services qui, selon nous, pourraient vous intéresser. En particulier, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour vous fournir des communications commerciales sous forme de bulletins d'information, de mises à jour des caractéristiques des produits, de blogues et de listes sur les sites d'évaluation des applications, par courriel et par téléphone. Nous pouvons également communiquer vos renseignements aux sociétés de notre groupe et à des tiers triés sur le volet afin qu'ils (ou nous) puissent vous joindre pour vous fournir des renseignements sur leurs produits ou leurs services qui, selon nous, pourraient vous intéresser. Il se peut que ces derniers (ou nous) souhaitent vous joindre à cette fin par téléphone, par courrier, par SMS ou par courriel, comme l'autorise la législation en vigueur.

Vous avez le droit, à tout moment, de nous empêcher de vous joindre aux fins de marketing. Vous pouvez également demander à tout moment que nous ne communiquions pas vos renseignements aux tiers visés dans le présent paragraphe. Si vous souhaitez exercer ces droits, vous pouvez le faire en sélectionnant vos préférences de contact au moment où vous nous fournissez vos renseignements sur nos sites Web, nos applications ou nos services, en utilisant les fonctions de préférence auxquelles nous vous donnons accès ou en nous envoyant un courriel à l'adresse suivante : [email protected] . Vous pouvez également vous désabonner de tout marketing par courriel en utilisant les liens fournis dans les courriels que nous vous envoyons.

En vertu des lois sur la protection des données applicables, vous disposez de droits essentiels concernant vos renseignements personnels, comme indiqué ci-dessous. Vous pouvez exercer l'un de ces droits en nous écrivant par courrier électronique à l'adresse courriel suivante : [email protected] .

Veuillez noter que, bien que nous prenions vos droits au sérieux, ces droits peuvent ne pas s'appliquer dans toutes les circonstances, et il peut y avoir des circonstances dans lesquelles nous ne pouvons pas nous conformer à votre demande, par exemple lorsque le fait de s'y conformer signifierait que nous ne pourrions pas nous conformer à nos propres obligations légales ou réglementaires. Dans ces cas, nous vous indiquerons pourquoi nous ne pouvons pas répondre à votre demande.

Vous avez le droit d'obtenir un dossier comportant des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, ainsi que certains détails sur la façon dont nous les utilisons. Nous fournirons généralement vos renseignements personnels par écrit, sauf si vous le demandez autrement. Lorsque votre demande a été faite par voie électronique (par exemple, par courriel), un dossier de vos renseignements personnels vous sera fourni par voie électronique, dans la mesure du possible.

Nous veillons toujours à ce que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et, le cas échéant, mis à jour. Si vous pensez que les renseignements que nous détenons à votre sujet comportent des inexactitudes, des disparités ou des lacunes, vous pouvez nous joindre pour nous demander de les mettre à jour ou de les modifier.

Dans certaines circonstances, vous avez le droit de nous demander de cesser d'utiliser vos renseignements personnels, par exemple si vous pensez qu'ils sont inexacts ou si vous estimez que nous n'avons plus besoin de les utiliser.

Dans le cas où nous nous assurons de votre consentement pour traiter vos renseignements personnels, vous avez le droit de retirer votre consentement à l'utilisation ultérieure de vos renseignements personnels.

C'est ce que l'on appelle parfois le « droit à l'oubli ». Cela vous donne le droit, dans certaines circonstances, de demander la suppression de vos renseignements personnels. Par exemple, lorsque nous n'avons plus besoin de vos renseignements personnels dans le but initial pour lequel nous les avons recueillis, ou lorsque vous avez exercé votre droit de retirer votre consentement.

Bien que nous évaluions chaque demande, d'autres facteurs doivent être pris en considération. Par exemple, il se peut que nous ne soyons pas en mesure d'effacer vos renseignements comme vous le demandez parce que nous avons l'obligation légale ou réglementaire de les conserver.

Dans certains cas, vous avez le droit de vous opposer à notre traitement. Cette question se pose en rapport avec ce qui suit :

Marketing: Vous avez le contrôle sur la portée du marketing que nous vous adressons et vous avez le droit de demander que nous arrêtions de vous envoyer des messages de marketing à tout moment. Vous pouvez le faire soit en cliquant sur le bouton « désabonnement » dans tout courriel que nous vous envoyons, soit en communiquant avec nous aux coordonnées indiquées à la section 12 de la présente politique de confidentialité ci-dessous. Veuillez noter que, même si vous exercez ce droit parce que vous ne souhaitez pas recevoir de messages de marketing, nous pouvons toujours vous envoyer des communications liées au service, si nécessaire.

Traitement fondé sur notre objectif justifiable : dans le cas où nous traitons vos renseignements personnels sur la base de motifs justifiables, vous pouvez vous opposer à ce traitement, à moins que nos motifs ne l'emportent sur tout préjudice à vos droits à la protection des renseignements personnels.

Dans certaines circonstances, vous pouvez nous demander de transférer les renseignements personnels que vous nous avez fournis, directement à un tiers.

Nous n'effectuons pas de prise de décision automatisée. Si cela change, nous vous l'indiquerons et vous ferons part de vos droits en matière de prise de décision automatisée.

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Bureau du Commissaire à l'information (BCI) si vous estimez que nous avons enfreint les lois sur la protection des données lors de l'utilisation de vos renseignements personnels.

Vous pouvez consulter le site Web du BCI ici : https://ico.org.uk/ pour obtenir des renseignements complémentaires. Veuillez noter que le dépôt d'une plainte auprès de nous ou du BCI n'aura pas d'incidence sur les autres droits ou recours légaux dont vous disposez.

De temps à autre, nous pouvons être amenés à modifier la présente politique de confidentialité, par exemple à la suite de modifications de la législation, des technologies, de nos services ou d'autres développements. Nous vous fournirons la politique de confidentialité la plus récente et vous pouvez consulter notre site Web https://sage.hr/privacy-policy périodiquement. La présente politique de confidentialité a été mise à jour le 1er juin 2021.

Nous prendrons des mesures raisonnables pour maintenir des mesures appropriées de nature techniques et organisationnelles afin de protéger les renseignements personnels que vous nous fournissez, ou que nous détenons à votre sujet, contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisé.

Nous conservons les renseignements personnels que vous et les utilisateurs de votre entreprise nous fournissez, ou que nous détenons sur vous ou sur eux, sur nos serveurs sécurisés. Si nous vous donnons ou donnons aux utilisateurs de votre entreprise (ou si vous/ils le choisissent) un mot de passe qui vous donne accès à des parties spécifiques de notre site Web ou de nos services, il est de votre responsabilité de maintenir la confidentialité de ce mot de passe. Cela inclut la responsabilité de ne pas communiquer votre/leur mot de passe à d'autres parties.

Étant donné que la transmission de données par Internet ne peut pas être considérée comme totalement sûre, nous ne pouvons pas garantir la sécurité des données de vos utilisateurs ou de ceux de votre entreprise transmises à notre site Web ou à nos services; vos utilisateurs et vous-même êtes donc responsables de tout risque associé à cette transmission. Toutefois, nous prendrons à tout moment toutes les mesures raisonnables pour garantir que la transmission de vos données et de celles des utilisateurs de votre entreprise est effectuée de la manière la plus sûre possible, et dès réception de vos/leurs données, nous continuerons à tout moment à appliquer des procédures et des dispositifs de sécurité stricts afin d'essayer d'empêcher tout accès non autorisé.

Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée de notre relation d'affaires et aussi longtemps que cela sera raisonnablement nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels nous les avons recueillis, et pour nous conformer aux exigences légales, réglementaires, fiscales, comptables ou de rapports applicables, ou dans la mesure où les lois et les règlements applicables le permettent. Le délai exact dépendra de votre relation avec nous et du type de renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.

Pour déterminer la durée de conservation de vos renseignements personnels, nous prendrons également en considération un certain nombre de facteurs, notamment l'existence d'obligations contractuelles existantes que nous pourrions avoir envers vous ou que vous pourriez avoir envers nous, et l'existence de litiges, de plaintes ou de procédures judiciaires prévus ou réels.

Lorsque nous n'avons plus besoin de vos renseignements personnels, nous les détruisons de manière sécurisée (sans vous en informer).

Si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements sur les périodes de conservation de vos données personnelles, communiquez avec nous à l'aide des coordonnées indiquées à la section 12 de la présente politique de confidentialité ci-dessous.

Les renseignements personnels dans l'Espace économique européen (c'est-à-dire tous les pays de l'Union européenne (UE) plus la Norvège, l'Islande et le Liechtenstein, collectivement dénommés « EEE ») et au Royaume-Uni sont protégés par les lois sur la protection des données, mais les autres pays ne protègent pas nécessairement vos renseignements personnels de la même manière.

Notre site Web et certaines de nos applications, ou certains de leurs services ou parties, peuvent également être hébergés aux États-Unis, ou autrement en dehors du Royaume-Uni ou de l'EEE, ce qui signifie que nous pouvons transférer aux États-Unis ou à d'autres territoires en dehors de l'EEE ou du Royaume-Uni tout renseignement que vous nous soumettez par le site Web ou l'application ou le service en dehors de l'EEE ou du Royaume-Uni. Lorsque vous nous envoyez un courriel, celui-ci sera également stocké sur nos serveurs de courrier électronique qui sont hébergés aux États-Unis.

Nous pouvons faire appel à des fournisseurs de services basés en dehors de l'EEE ou du Royaume-Uni pour nous aider à vous fournir notre site Web, nos applications et nos services (par exemple, des fournisseurs de plateformes et de paiements qui nous aident à fournir nos applications et nos services, ou à faire de la publicité ou à exécuter vos paiements) et cela signifie que nous pouvons transférer vos renseignements à des fournisseurs de services situés en dehors de l'EEE ou du Royaume-Uni dans le but de vous fournir nos applications, notre publicité et nos services.

Nous prenons des mesures pour nous assurer que, lorsque vos renseignements sont transférés en dehors de l'EEE ou du Royaume-Uni par nos fournisseurs de services et nos fournisseurs d'hébergement, des mesures et des contrôles appropriés sont mis en place pour protéger ces renseignements conformément aux lois et aux règlements applicables en matière de protection des données. Par exemple, nous pouvons communiquer des renseignements avec les sociétés de notre groupe ou des sociétés affiliées basées en dehors de l'EEE ou du Royaume-Uni aux fins envisagées par la présente politique de confidentialité. Toutes les sociétés de Sage Group sont soumises aux politiques de protection des données de Sage Group conçues pour protéger les données conformément aux lois sur la protection des données de l'UE. Dans chaque cas, ces transferts sont effectués conformément aux exigences du Règlement (UE) 2016/679 (le Règlement général sur la protection des données ou «RGPD») et peuvent être basés sur l'utilisation des clauses types de la Commission européenne pour les transferts de renseignements personnels en dehors de l'EEE ou du Royaume-Uni.

En utilisant notre site Web, nos produits ou nos services ou en interagissant avec nous de la manière décrite dans la présente politique de confidentialité, vous consentez au transfert de vos renseignements en dehors de l'EEE ou du Royaume-Uni dans les circonstances décrites dans le présent avis sur la protection des renseignements personnels. Si vous ne souhaitez pas que vos renseignements soient transférés en dehors de l'EEE ou du Royaume-Uni, vous ne devez pas utiliser notre site Web, nos applications ou nos services.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures de protection adéquates que nous adoptons pour le transfert international de renseignements personnels, ou pour en obtenir une copie, veuillez envoyer un courriel à l'adresse suivante : [email protected] .

Si vous suivez un lien de notre site Web, application ou service vers un autre site ou service, cette politique de confidentialité ne s'appliquera plus une fois que vous aurez quitté notre site Web, notre application ou notre service. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de traitement des renseignements des sites, des applications ou des services tiers, et nous vous encourageons à lire les politiques sur la protection des renseignements personnels figurant sur ces sites, applications ou services.

Nos sites Web, applications ou services peuvent vous permettre de communiquer des renseignements à des sites de médias sociaux, ou d'utiliser des sites de médias sociaux pour créer votre compte ou pour connecter votre compte de médias sociaux. Ces sites de médias sociaux peuvent nous donner automatiquement accès à certains renseignements personnels qu'ils conservent à votre sujet (par exemple, tout contenu que vous avez consulté). Vous devriez pouvoir gérer vos paramètres de confidentialité à partir de votre ou de vos comptes de médias sociaux tiers afin de gérer les renseignements personnels auxquels vous nous donnez accès à partir de ce compte.

Nous pouvons obtenir des renseignements sur votre ordinateur et celui des utilisateurs de votre entreprise, notamment votre adresse IP et celle des utilisateurs de votre entreprise, le type de navigateur et le système d'exploitation, le cas échéant. Cette accumulation de données est utilisée pour faciliter l'administration du système.

Si vous avez des questions sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, sur le contenu de la présente politique de confidentialité, sur vos droits en matière de protection des données en vertu des lois locales applicables, sur la façon de mettre à jour vos dossiers ou sur la façon d'obtenir un dossier des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, veuillez écrire à notre responsable de la protection des données, à l'adresse suivante : Data Protection Officer, The Sage Group plc, C23 - 5 & 6 COBALT PARK WAY, COBALT PARK, NEWCASTLE UPON TYNE, NE28 9EJ ou envoyer un courriel à l'adresse suivante : [email protected] .

Dernière mise à jour : 27 janvier 2022