HR VON ANFANG AN

Da das Londoner Unternehmen BetterSpace sich dem Wohlbefinden am Arbeitsplatz verschrieben hat, ist es keine Überraschung, dass es seine Verantwortung für das Personalmanagement schon seit seiner Gründung an ernst nimmt.

Anna Jagric, Director of Operations von BetterSpace, wollte eine ästhetisch ansprechende und erschwingliche Plattform finden, mit der sie alle HR-Bedürfnisse des Unternehmens auf benutzerfreundliche Weise verwalten könnte

Als Jagric begann, die verfügbaren Optionen zu untersuchen, hob sich das Preismodell des CakeHR von Sage von der Konkurrenz sofort ab. "Das Schönste an CakeHR ist, dass man Module hinzufügen kann, wenn das Unternehmen wächst. Bei vielen Konkurrenzlösungen ist das nicht möglich", sagt sie.

Die Struktur von CakeHR sieht vor, dass Unternehmen nur für die aktiven Module und die Anzahl der aktiven Mitarbeiter zahlen. Nach Worten von Jagric hat es ihr bei der Wahl der Plattform geholfen. "Ich dachte, es sei ein faires Preismodell. Man sollte nicht für Funktionen bezahlen müssen, wenn man sie nicht nutzt."

ABWESENHEITSMANAGEMENT

Die Unternehmenskultur bei BetterSpace setzt die Work-Life-Balance der Mitarbeiter in den Mittelpunkt und verlässt sich daher vor allem auf das Abwesenheitsmanagement-Modul. Das Unternehmen bietet sieben verschiedene Arten von Abwesenheiten an – vom herkömmlichen Jahresurlaub, bezahlter Krankheit, Abwesenheit im Trauerfall und Elternzeit bis hin zu innovativeren Abwesenheiten wie Erholung der psychischen Gesundheit, Wellbeing sowie Remote-Arbeit.

„Wir nutzen das Abwesenheitsmanagement-Tool täglich – wahrscheinlich genauso intensiv, wie die anderen den Kalender nutzen. Unsere Mitarbeiter verwenden es, um mitzuteilen, dass sie aus der Ferne arbeiten oder krank sind. Wir verwenden das Tool aber auch für andere Zwecke wie zum Beispiel für die Verwaltung unserer Wellbeing-Zeit. Dabei erfassen unsere Mitarbeiter, wie viel Zeit sie während der Arbeitszeit aufwenden, um sich um ihr Wohlbefinden zu kümmern“, sagt Jagric.

Wenn ein BetterSpace-Mitarbeiter beispielsweise nach dem Mittagessen ins Fitnessstudio geht, protokolliert er diese Zeit in der CakeHR-App als eine Stunde Firmenzeit, die er in sich selbst investiert hat.

SLACK-INTEGRATION

Der andere Schlüsselfaktor, der für BetterSpace mit seinem Abwesenheitsmanagement-Modul spricht, ist seine Integration mit Slack, wodurch das Team verbunden bleibt. Dank dieser Integration ist es mit BetterSpace beispielsweise möglich, jeden Morgen eine Statusübersicht aller Teammitglieder im Slack-Kanal des Teams zu veröffentlichen.

„Dies ist nicht nur ein hervorragender Start in den Tag, sondern auch eine Erinnerung für unsere Mitarbeiter daran, dass ihr Umgang mit der Zeit ein wichtiger Faktor für ihre Produktivität ist“, sagt Jagric. „Obwohl CakeHR eine HR-Plattform ist, habe ich auch als Manager das Gefühl, dass die Software mich auf vielen Ebenen unterstützt, und ich freue mich auf noch mehr.“

EFFIZIENTE AUSGABENBERICHTERSTATTUNG

BetterSpace hat auch das Ausgabenmodul implementiert. Alle Mitarbeiter sind mit der CakeHR-App ausgestattet. Wenn sie etwas aus ihrer eigenen Tasche ausgeben müssen, machen sie ein Foto davon und laden es in der App hoch. Mithilfe der App kann Jagric jeden Monat die Ausgaben abbuchen.

„Bevor wir angefangen haben, CakeHR zu nutzen, machten unsere Mitarbeiter immer ein Foto und schickten es mir per E-Mail zu. Ich speicherte mir das Foto dann in einer Datei für später ab oder musste nachher meine E-Mails danach durchsuchen“, sagt sie.

Der Einsatz von CakeHR zur Ausgabenverwaltung führte zur gestiegenen Effizienz und zur Entlastung der Mitarbeiter. „Jetzt können sie in der App anhand von meinen Markierungen einfach und schnell nachschauen, ob ihre Ausgaben bearbeitet wurden“, sagt Jagric.

HOCHKARÄTIGES TEAM

Eines der Dinge, die Jagric am meisten an CakeHR beeindruckt haben, sind die Mitarbeiter. Sie lobt das gesamte CakeHR-Team für seine hohe Reaktionsfähigkeit und die persönliche Note.

„BetterSpace ist ein schnell wachsendes Unternehmen, daher muss hinter der von mir verwendeten Software ein reaktionsschneller Support stehen. Das CakeHR-Team weiß sofort, wohin eine Anfrage zu richten ist oder wohin ein Feedback geschickt werden soll, und die Reaktionszeit liegt in der Regel unter einer Stunde – egal wann ich schreibe.“

360-GRAD-FEEDBACK

Das nächste Modul, das Jagric implementieren möchte, ist das Modul "Performance Management". Ein Schlüsselelement dieses Moduls und ein weiterer Grund für BetterSpace, sich für CakeHR zu entscheiden, ist das 360-Grad-Feedback. Dabei handelt es sich um eine Methode der Leistungsbeurteilung, bei der Rückmeldungen aus verschiedenen Quellen gesammelt werden, darunter von Kollegen, direkten Mitarbeitern und Vorgesetzten.

„Ein solches kreisförmiges Feedback würde ich auch bei uns sehr gerne implementieren. Das 360-Grad-Feedback steht für mehr Vielfalt und Gleichberechtigung, weil es Mitarbeitern ermöglicht, ihre Vorgesetzten und Kollegen zu bewerten und im Gegenzug ein ebensolches Feedback zu erhalten“, sagt Jagric.

Jagric hat CakeHR bereits an ihre Kollegen weiterempfohlen. "Aus all den Gründen, die wir besprochen haben – das fantastische Team, die Flexibilität der Software, die Anpassbarkeit, die Skalierbarkeit. Ich habe auch das Gefühl, dass wir kulturell zusammengehören und dass es ein Unternehmen nach meinem Geschmack ist", sagt sie.